Um dos momentos mais importantes no dia a dia de um condomínio é a assembleia de moradores. É nela em que as principais questões são discutidas e as decisões são tomadas. Por isso, o registro desse momento é essencial para que o dia a dia do condomínio siga tranquilamente.

Para que as decisões tomadas na assembleia sejam válidas, a ata de reunião deve ser elaborada. Ela é o documento que comprova o que foi discutido nos encontros, possibilitando a consulta posterior para sanar possíveis dúvidas sobre quais condutas devem ser tomadas ou evitadas. 

Vale ressaltar que a elaboração da ata de reunião não é uma tarefa exclusiva do síndico. Para tal, ele deve contar com a ajuda do secretário e do presidente. Apesar de ser muito importante, ela é um documento simples, cujo principal objetivo é esclarecer aos moradores, de maneira fácil, as decisões tomadas. 

Separamos, aqui embaixo, algumas dicas de como redigi-la da melhor maneira possível. Confira:

• Por ser um documento formal, é recomendado que se evite o uso de abreviações. Assim, a comunicação é feita de maneira clara e direta, sem múltiplos sentidos ou interpretações.

• Também vale ressaltar que os números devem ser escritos por extenso, reduzindo, assim, a possibilidade de erros de leitura e alteração dos dados inicialmente escritos no documento.

• Uma ata de reunião também não deve ter rasuras, sejam riscos, rabiscos ou o uso de corretivo. Caso o redator cometa algum engano, ele deve fazer uma partícula retificadora, ou seja, se retratar no próprio texto, por extenso.

• Para evitar erros, o redator pode planejar o preenchimento da ata relacionando todos os pontos da pauta do evento. Ele não deve esquecer de incluir itens como o nome do condomínio, o tipo de reunião, data, hora, local do encontro, lista dos presentes, dados dos componentes que lideram a reunião, assuntos em debate, resultados de votações, relatórios de decisões tomadas e as assinaturas dos responsáveis pelo documento e pela presidência da reunião.

A ata de reunião pode ser preenchida por qualquer um dos presentes, mas é aconselhado que seja feita por um dos componentes da mesa ou pelo secretário da assembleia, previamente brifado sobre os pontos importantes. Geralmente, ela é redigida em um livro próprio do condomínio, onde constam os registros de todas as outras reuniões. Porém, atualmente, as atas de assembleias podem ser encontradas nas áreas dos clientes online.

O trabalho dos síndicos não é fácil, pois devem zelar para que o condomínio represente um lar seguro e confortável para todos os que ali moram. Para que tudo saia como o esperado, é importante que alguns cuidados sejam tomados.

No post de hoje, separamos 4 possíveis falhas na gestão de condomínios e como evitar que elas atrapalhem o dia a dia. Confira!

– Os síndicos têm a obrigação de manter o condomínio com suas taxas e impostos em dia, ou seja, a falta de pagamento destes valores podem trazer enormes prejuízos para todos. Para justificar os pagamentos e gastos, guarde os recibos, contratos e comprovantes.

– Outra responsabilidade do síndico é zelar pela segurança e bem-estar dos moradores. Sendo assim, ele deve sempre estar atento às manutenção das estruturas condominiais. A negligência com estes aspectos pode causar acidentes e gastos maiores, que poderiam ser evitados com os devidos cuidados. 

– A falta de comunicação entre síndicos e moradores também pode ser um problema para a administração. Por isso, manter um diálogo aberto e baseado na confiança será imprescindível para que o síndico possa entender quais são as expectativas dos condôminos, permitindo que todos estejam alinhados sempre que possível para uma gestão de sucesso.

– Entre as obrigações dos síndicos, também estão as contratações de colaboradores e fornecedores para o condomínio. Sendo assim, antes de fechar qualquer contrato, é importante que o síndico mantenha os moradores a par das necessidades e do processo de contratação, além de cuidar da entrevista e da checagem de referências dos candidatos, garantindo a segurança de todos.

O síndico tem várias responsabilidades dentro de um condomínio, mas, para que a sua gestão seja um completo sucesso, ele depende da colaboração e compreensão de todos.