Ser síndico é uma função que requer atenção, cuidado e comprometimento, uma vez que são muitas atividades relacionadas ao condomínio, além dos problemas que precisam ser resolvidos e as demandas atendidas. Por isso, é essencial que quem estiver no cargo tenha processos de organização bem definidos, para não se perder entre tantas responsabilidades.

No post de hoje, separamos algumas dicas de organização que podem fazer uma grande diferença na gestão. Confira a seguir.

No demonstrativo financeiro do condomínio, o responsável deve anotar todas as movimentações financeiras, mês a mês. Elas podem ser divididas em:

• Despesas: que são as fixas, cobradas todos os meses, como folhas de pagamento, seguros e contratos fixos; as variáveis, que são valores de manutenções programados ou contas que podem mudar, como a de água e energia; e as despesas extras, que são aquelas que não constam no planejamento, como reformas extraordinárias.
• Receitas: aqui, entra todo o dinheiro que entra em caixa, seja pelo pagamento da taxa condominial, valores de multas ou receita vinda do aluguel de áreas comuns.
• Saldo mensal: que deve ser constantemente atualizado e conferido.
• Inadimplência: é essencial que o síndico tenha um controle de quantas unidades estão com o pagamento da cota condominial atrasado, quais são os valores e porcentagens de multas.
  

Nesta planilha, também podem entrar informações como fundo de reserva, poupança, entre outras. Com todas as informações em dia, a prestação de contas, que é obrigatória, será mais simples, correndo menos riscos de que erros sejam cometidos.

A reunião de condomínio também é um dos pontos essenciais para uma boa gestão, uma vez que é o momento em que o síndico pode expor a todos o seu empenho e dedicação. Além disso, é quando os condôminos podem ser ouvidos em relação às possíveis questões ou problemas.

As assembleias gerais ordinárias devem ser feitas uma vez ao ano, com o foco na prestação de contas. Já as assembleias extraordinárias podem ser agendadas de acordo com o surgimento das demandas. Para uma boa assembleia, é importante que o síndico tenha planejado previamente os tópicos que serão abordados e separado todas as informações que serão apresentadas aos moradores.

Você encontra mais dicas para uma boa assembleia aqui.

Os síndicos devem prestar uma atenção especial às manutenções periódicas, para que sejam feitas corretamente, evitando, assim, problemas maiores. Em uma planilha, anote as vistorias que devem ser feitas, as que já foram realizadas, datas e informações extras. As mais comuns são:

• Caixas d’água,
• Antenas,
• Elevadores,
• Para-raios,
• Extintores e sistema de prevenção de incêndios,
• Sistema hidráulico,
• Rede elétrica.

As escalas de trabalho e férias de funcionários também devem ser controladas pelo gestor. Uma planilha pode ser montada com os nomes dos colaboradores, suas funções, dias e horários de trabalho. Assim, ficará mais claro quem está trabalhando e quando. Informações como data da assinatura da CLT, saldo de férias, folgas e alertas de pendências de cada um dos colaboradores também devem constar na planilha, evitando, assim, dúvidas sobre tais questões.

Os conflitos entre síndicos e moradores podem ser evitados através de uma comunicação clara. Por isso, a transparência é essencial nos mais diversos aspectos. Lei do Silêncio, locação de áreas comuns, controle de visitantes, segurança, finanças… todas estas questões devem ser esclarecidas, garantindo, assim, a satisfação de todos.

Esperamos que, com nossas dicas, a gestão do seu condomínio fique mais tranquila, organizada e eficiente, trazendo benefícios para todos.

Você sabe a diferença entre as atribuições de um zelador e um gerente de condomínio?

A organização de cargos e funções dentro de um condomínio é essencial para que a sua gestão seja mais tranquila. Assim, síndicos, subsíndicos e colaboradores saberão com clareza suas principais atribuições, podendo desempenhá-las com mais eficiência.

Os cargos dentro de um condomínio, assim como suas determinadas funções, são definidos de acordo com a Convenção Coletiva do Trabalho, documento que estipula quais são as tarefas relativas a cada cargo, assim como também trata de outras questões trabalhistas, como benefícios, pisos e tetos salariais. Antigamente, os funcionários eram legalmente considerados empregados domésticos. Porém, com a Lei Federal 2.757/56, os cargos passaram a ser resguardados pela legislação trabalhista. Na prática, isso significa que as gestões condominiais devem respeitar a garantir os direitos dos funcionários do condomínio.

Síndico: Ele é o responsável legal pela gestão e administração do condomínio, e deve cuidar do bom funcionamento e andamento das funções dos outros colaboradores do condomínio. O síndico pode ser um morador ou um síndico profissional.

Subsíndico: este é um cargo que não é obrigatório, mas é muito comum que exista nos condomínios. Ao ser escolhido em assembleia geral, sua principal função é auxiliar o síndico nas funções administrativas e rotineiras. Além disso, em caso de ausência do síndico (por férias, falecimento ou renúncia, por exemplo), é o subsíndico que assume o cargo.

Zelador: sua principal função é coordenar a rotina condominial, garantindo que tudo funcione bem. Ele deve fiscalizar o uso de áreas comuns, providenciar a manutenção de equipamentos e instalações hidráulicas e elétricas, para garantir um bom funcionamento supervisionar obras, distribuir as tarefas da equipe, e muito mais.

Auxiliar de serviços gerais: esse colaborador é aquele que tem a função de detectar e, principalmente, resolver problemas da rotina condominial. Ele pode realizar vistorias e manutenções periódicas, revisar sistemas elétricos e hidráulicos, solicitar orçamentos e acompanhar reparos, entre outros. Neste caso, deve-se tomar cuidado, para que o profissional não acumule funções.

Faxineiro: é um profissional de extrema importância para os condomínios, uma vez que é o responsável pela manutenção rotineira da limpeza e conservação das áreas comuns, como escadas, elevadores, portarias e garagens.

Porteiro: este é o colaborador mais comum e conhecido dentro dos condomínios, já que é o primeiro que vemos ao chegar. O porteiro tem como função, como seu próprio nome sugere, cuidar da portaria, notificando e checando a autorização para a entrada de visitantes e entregadores, recebendo correspondências e ficando alerta a possíveis falhas de segurança. O porteiro é um funcionário essencial para a manutenção da segurança de todos, e, por isso, deve ter grande atenção às suas atribuições.

Vigias: estes colaboradores são essenciais para a segurança de moradores, colaboradores e visitantes. Sendo assim, normalmente são escalados para o turno de trabalho noturno, onde a vulnerabilidade é maior. Estes profissionais não devem ficar presos à portaria, podendo fazer rondas em toda a propriedade constantemente.

Esperamos que nossas dicas ajudem a manter a gestão e organização do seu condomínio em dia, cuidando de todas as funções dos colaboradores.