No último mês de maio, a Receita Federal tornou obrigatória a exigência da Escrituração Fiscal Digital de Retenções, conhecida como EFD-Reinf para condomínios e associações. De acordo com o Sistema Público de Escrituração Digital, esse é um dos módulos a ser utilizado pelas pessoas jurídicas e físicas, em complemento ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial. Tem por objeto a escrituração de rendimentos pagos e retenções de Imposto de Renda, Contribuição Social do contribuinte exceto aquelas relacionadas ao trabalho e informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas.

O atraso ou não envio do EFD-Reinf nos prazos estipulados da RF (15º dia do mês subsequente), pode acarretar multa que varia entre R$200 e R$500, podendo ser cumulativa e lançada como dívida ativa da União e também podendo resultar na Ação de Execução Fiscal do condomínio ou associação, levando ao bloqueio de contas e ativos.

Quais as principais mudanças trazidas pela EFD-Reinf para condomínios e administradoras?

De acordo com Fernando Canato, diretor administrativo financeiro da Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (ABADI), a grande mudança é a necessidade de se organizar ainda mais formalmente, como se fosse uma empresa, pois passa a ser uma obrigação acessória, onde a Receita Federal passa ter acesso às notas fiscais do condomínio com possuam retenção de INSS, sendo que em breve também pedirá as informações de PIS, COFINS e CSLL. “Para a administradora é uma grande responsabilidade conduzir os condomínios para este engajamento na formalidade, conscientizando das obrigações atuais e quais as penalidades em não cumprir, ou seja, seu papel vai mudar de forma significativa, saindo da postura receptiva para ativa. É necessário se antecipar às situações e orientar seus clientes. Resumindo, os condomínios necessitam disponibilizar para a sua administradora todas as notas fiscais de prestadores de serviços, como, por exemplo limpeza, terceirização de portaria e outras e administradora necessita receber estas informações dentro do prazo estabelecido para transmitir essas informações ao governo”, afirma.

Ele ainda responde questões a respeito da nova exigência:

– Administradoras e condomínios estão, em sua opinião, prontos para essa nova obrigação?

Infelizmente não são todas as administradoras e condomínios que estão prontos para cumprir com a nova obrigação. A situação é muito séria e requer atenção. Por um lado, muitos condomínios não estão devidamente estruturados e tampouco conhecem, no detalhe, quais passam a ser suas obrigações e penalidades previstas em lei, seja por parte de seus funcionários e até mesmo pelos seus gestores, síndicos e membros do conselho. Assim como uma administradora para cumprir com seu papel neste compromisso, precisa estar devidamente atualizada quanto às obrigações a informar, orientar seus clientes da forma correta, treinar e capacitar equipe para gerir a obrigação e possuir um sistema robusto capaz de armazenar essas informações e transmitir ao governo da forma correta. Vale ressaltar o trabalho exemplar que vem sendo realizado pela ABADI nos últimos anos junto aos seus associados, não somente acompanhando e atualizando a todos quanto ao andamento do EFD-Reinf e ao eSocial, mas também criando grupos de trabalho para troca de idéias, reuniões recorrentes sobre estes assuntos, o que vem ajudando muito as administradoras associadas a estarem ainda mais preparadas para esta mudança.

– Muitos especialistas garantem que tecnologias, como softwares de gestão e ferramentas de monitoramento, além de capacitação de equipe são essenciais para as administradoras conseguirem cumprir a nova obrigação. Qual sua opinião sobre isso? O que mais é necessário adaptar?

A verdade é que investimento em tecnologia, buscando os melhores softwares, treinamento e capacitação de equipe podem ser considerados requisitos básicos para as administradoras suportarem aos condomínios no cumprimento das obrigações na forma correta, mas, isso não basta quando falamos do relacionamento da administradora com seus clientes (condomínios) e seus representantes (funcionários e membros da administração). É necessária uma sintonia muito mais fina no relacionamento da prestação de serviços da administradora junto ao condomínio e por parte da administradora, uma postura intensa na orientação, esclarecimentos e sendo prática e objetiva quanto às necessidades, assim como por parte do condomínio uma disposição grande em engajar nestas indicações para viabilizar as mudanças de forma imediata.

– Na sua visão, que impactos a EFD-Reinf trará na relação de síndicos e administradoras?

A linha da confiança no relacionamento dos síndicos com as administradoras vai ficar bem mais tênue. Por um lado, o síndico vai ser o grande protagonista junto ao condomínio, pois é sobre ele que pesa a liderança e responsabilidade, o síndico imbuído em atender as necessidades legais junto ao governo, vai precisar do apoio didático, ágil e assertivo da administradora. Ou seja, a relação vai ficar muito mais intensa para que juntos possam fazer essa virada, mas, por outro lado, vai facilitar e ajudar a todos não somente no controle das obrigações, mas também na transparência. A visão de parceria e boa vontade em contribuir com esse desafio poderá aproximar e gerar grandes laços de relacionamento profissional, mas, a falta de ação conjunta poderá gerar fracassos e conseqüentemente perdas financeiras.

 – Como o mercado de administradoras vem recebendo essa nova obrigação?

A nova obrigação do EFD Reinf no médio e longo prazo é visto de forma muito positiva para o mercado das administradoras, pois é uma grande oportunidade dos prestadores de serviços demonstrarem seus diferencias aos seus clientes, gerando uma relação de parceria menos dependente de preços e mais consolidada em confiança e qualidade da entrega. Além disso, ultrapassando a esfera de curto prazo com a adaptação as mudanças essa gestão das obrigações e comunicação junto ao governo, vai agilizar a veiculação destas informações, gerar maior transparência para todos, menor burocracia para controle, beneficiando no final a toda a cadeia envolvida.

A ABADI

A Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (ABADI) é uma entidade que está há mais de 45 anos no mercado imobiliário (fundada em 1974), sem fins lucrativos e que vem representando empresas de administração de condomínios e imóveis, disseminando conhecimento e, sobretudo, valorizando suas atividades.