Ser síndico é uma função que requer atenção, cuidado e comprometimento, uma vez que são muitas atividades relacionadas ao condomínio, além dos problemas que precisam ser resolvidos e as demandas atendidas. Por isso, é essencial que quem estiver no cargo tenha processos de organização bem definidos, para não se perder entre tantas responsabilidades.
No post de hoje, separamos algumas dicas de organização que podem fazer uma grande diferença na gestão. Confira a seguir.
No demonstrativo financeiro do condomínio, o responsável deve anotar todas as movimentações financeiras, mês a mês. Elas podem ser divididas em:
- Despesas: que são as fixas, cobradas todos os meses, como folhas de pagamento, seguros e contratos fixos; as variáveis, que são valores de manutenções programados ou contas que podem mudar, como a de água e energia; e as despesas extras, que são aquelas que não constam no planejamento, como reformas extraordinárias.
- Receitas: aqui, entra todo o dinheiro que entra em caixa, seja pelo pagamento da taxa condominial, valores de multas ou receita vinda do aluguel de áreas comuns.
- Saldo mensal: que deve ser constantemente atualizado e conferido.
- Inadimplência: é essencial que o síndico tenha um controle de quantas unidades estão com o pagamento da cota condominial atrasado, quais são os valores e porcentagens de multas.
Nesta planilha, também podem entrar informações como fundo de reserva, poupança, entre outras. Com todas as informações em dia, a prestação de contas, que é obrigatória, será mais simples, correndo menos riscos de que erros sejam cometidos.
A reunião de condomínio também é um dos pontos essenciais para uma boa gestão, uma vez que é o momento em que o síndico pode expor a todos o seu empenho e dedicação. Além disso, é quando os condôminos podem ser ouvidos em relação às possíveis questões ou problemas.
As assembleias gerais ordinárias devem ser feitas uma vez ao ano, com o foco na prestação de contas. Já as assembleias extraordinárias podem ser agendadas de acordo com o surgimento das demandas. Para uma boa assembleia, é importante que o síndico tenha planejado previamente os tópicos que serão abordados e separado todas as informações que serão apresentadas aos moradores.
Você encontra mais dicas para uma boa assembleia aqui.
Os síndicos devem prestar uma atenção especial às manutenções periódicas, para que sejam feitas corretamente, evitando, assim, problemas maiores. Em uma planilha, anote as vistorias que devem ser feitas, as que já foram realizadas, datas e informações extras. As mais comuns são:
- Caixas d’água,
- Antenas,
- Elevadores,
- Para-raios,
- Extintores e sistema de prevenção de incêndios,
- Sistema hidráulico,
- Rede elétrica.
As escalas de trabalho e férias de funcionários também devem ser controladas pelo gestor. Uma planilha pode ser montada com os nomes dos colaboradores, suas funções, dias e horários de trabalho. Assim, ficará mais claro quem está trabalhando e quando. Informações como data da assinatura da CLT, saldo de férias, folgas e alertas de pendências de cada um dos colaboradores também devem constar na planilha, evitando, assim, dúvidas sobre tais questões.
Os conflitos entre síndicos e moradores podem ser evitados através de uma comunicação clara. Por isso, a transparência é essencial nos mais diversos aspectos. Lei do Silêncio, locação de áreas comuns, controle de visitantes, segurança, finanças… todas estas questões devem ser esclarecidas, garantindo, assim, a satisfação de todos.
Esperamos que, com nossas dicas, a gestão do seu condomínio fique mais tranquila, organizada e eficiente, trazendo benefícios para todos.
