As obras e manutenções são fundamentais para que os prédios e condomínios ofereçam sempre conforto e segurança para seus moradores. Só que, como todos sabem, as reformas podem trazer complicações se não forem bem planejadas e estruturadas. Para evitar que os problemas com as obras tragam maiores prejuízos, separamos 3 dicas importantes. Confira a seguir!

1. O primeiro passo deve ser o planejamento. É nessa fase em que o responsável deve buscar todas as informações sobre a obra a ser realizada e sua finalidade. Se possível, o ideal é que o condomínio contrate um especialista para gerenciar e fazer esse planejamento, diminuindo os riscos de algum incidente.
2. Após definir quais mudanças serão feitas, é necessário prever os gastos, levando em consideração o custo do serviço, dos materiais e da mão de obra, além de como ela será paga. Lembre-se: pagamentos à vista podem ter maior negociação. Além disso, se for uma obra emergencial, manobrar o dinheiro de outros fundos pode ajudar o condomínio a se capitalizar e fazer o pagamento à vista, diminuindo o rateio entre os moradores.
3. O artigo 1.348 do Código Civil define os tipos de obras em condomínios, que podem ser classificadas como necessárias, úteis ou voluptuárias. Dependendo de qual delas for o caso, é essencial que se convoque assembleia extraordinária para aprovação da reforma e seus custos. A partir disso, a empresa responsável poderá dar início aos trabalhos.

Seguindo esses passos, é provável que os problemas no meio do percurso sejam menores. Porém, ainda é possível que aconteçam. A seguir, listamos os mais comuns:

• Contratos mal elaborados, com falhas no diagnóstico e na solução dos problemas;
• Atrasos no cronograma;
• Materiais de baixa qualidade e durabilidade empregados na obra;
• Dificuldade para acionar a garantia;
• Acidentes de trabalho envolvendo os profissionais que estão trabalhando na obra;
• Processos trabalhistas movidos por funcionários de terceiros, que trabalharam na obra de forma irregular.

Tais questões podem ser resolvidas de uma maneira muito simples: ao contratar uma empresa para a realização das obras, certifique-se que ela é idônea e com boa reputação. O síndico pode fazer uma checagem detalhada das credenciais apresentadas, e verificar se a mesma está registrada junto ao CREA ou CAU, e na Junta Comercial. Além disso, busque referências de obras realizadas em outros condomínios.

As portarias dos prédios e condomínios sempre são movimentadas, e, exatamente por isso, elas precisam de atenção extra quando o assunto é segurança. Neste cenário, é importante estabelecer algumas regras e limites, tanto para moradores quanto para funcionários.

– Investir na qualificação dos funcionários é essencial. Os porteiros, por exemplo, que estão na porta de entrada do condomínio, devem saber as normas do condomínio e segui-las fielmente. Existem alguns cursos específicos para a área, como o de qualidade nos serviços de portaria. Além disso, os profissionais também podem fazer cursos de gestão, defesa pessoal ou outros que agreguem valor ao cargo.

– Os equipamentos de segurança também fazem uma grande diferença. Câmeras de alta resolução que captam imagens noturnas, sistemas de controle de acesso de moradores, alarmes, interfones… todos estes aparelhos e sistemas ajudam bastante na hora de manter a segurança dos moradores.

– Evite delegar mais funções aos funcionários. Por exemplo: não é tarefa dos porteiros ajudar os moradores com compras. Por mais que pareça uma gentileza sem maiores problemas, esse pequeno momento de distração pode ser suficiente para que alguém mal-intencionado entre no prédio.

– A liberação de veículos não autorizados para entrar no condomínio pode ser perigosa. Com os serviços de transporte particular, essa questão fica ainda mais em evidência. Um sistema que evita a liberação de veículos não autorizados é o de abertura automática para moradores, que podem ser identificados com um cartão, tag de controle de acesso ou controle.

– As distrações no ambiente de trabalho devem ser evitadas. Distrações como televisão ou smartphones podem prejudicar o serviço e causar falhas na segurança do condomínio mais frequentemente. Por isso, é necessário realizar campanhas de conscientização para delimitar limites e mostrar os risos para o porteiro e moradores.

A previsão orçamentária é um relatório anual, exigido pela Lei do Condomínio, em que os Síndicos ou Administradoras devem apresentar as despesas e receitas esperadas para o próximo ano aos condôminos. Geralmente, esse documento é preparado nos últimos meses do ano, sendo necessária a sua aprovação para que seja posto em prática no ano seguinte.

A previsão orçamentária ajuda o condomínio a se organizar para os futuros gastos, além de servir como um planejamento para ações futuras. Com ela, o gestor sabe, com antecedência, se o condomínio terá caixa disponível para uma determinada obra, quais despesas podem ser cortadas, se existe alguma oportunidade de incrementar a receita, entre outras coisas.

Com um relatório detalhado e feito cuidadosamente, essas questões podem ser respondidas e repassadas aos condôminos. Assim, é criada uma estabilidade na gestão, elaborando uma análise e aumentando a transparência na administração para todos. Além disso, a previsão também pode ser um diferencial na hora de reajustar a taxa condominial, tendo um argumento sólido para tal, ou seja, os condôminos entenderão o porquê do aumento e poderão dar opiniões e sugestões.

Agora que você já entendeu os motivos para a previsão ser feita, é hora de colocar a mão na massa e entender como fazer para o próximo ano.

O primeiro item indispensável é o levantamento de todas as receitas do condomínio, que, geralmente, vêm da taxa condominial, do aluguel de áreas comuns e de outros eventuais contratos, como o aluguel de espaços para a instalação de antenas de telefonia. Para facilitar, o Síndico pode usar a previsão do ano anterior como base.

Em seguida, deve-se comparar as receitas e as despesas do condomínio. As principais são as despesas fixas, como luz, água, gás e salários dos funcionários. O acompanhamento destas despesas ajuda na análise de como os recursos estão sendo gastos e se estão valendo a pena ou sendo desperdiçados.

O futuro não pode ser esquecido. Por isso, quem administra o condomínio deve ter uma visão ampla sobre possíveis gastos futuros. Melhorias como pinturas, reformas, adequações necessárias ou limpezas mais complexas entram nessa categoria. O documento deve conter uma prévia de quais melhorias serão necessárias no próximo ano, e quanto o condomínio espera gastar em cada uma delas.

Uma observação importante é que a gestão não pode deixar de levar em consideração a inflação anual, incluindo reajustes de contratos, despesas fixas, e, é claro, o cálculo da taxa condominial. 

Um administrador também tem que saber lidar com os problemas relacionados à inadimplência, afinal, nenhum morador está imune às dificuldades financeiras. Por isso, até a falta de pagamento precisa ser prevista para o próximo ano. Para isso, o modo mais fácil e seguro é fazer uma média entre as taxas de inadimplência dos últimos anos, uma vez que, de um ano para o outro, essa variação não é tão grande.

Por fim, o gestor deve providenciar um fundo de reserva. Na prática, a previsão orçamentária nunca condiz 100% com a realidade, já que imprevistos podem acontecer.