Para comprar um produto ou contratar um serviço para um condomínio, é importante que os gestores façam cotações de valores com diferentes fornecedores. Mas como elas devem ser feitas para garantir que a empresa contratada terá o melhor custo x benefício? Saiba como otimizar esse processo!

Na hora de selecionar as empresas que participarão das cotações, é importante observar alguns pontos. Procure pela empresa em diversos canais, como sites, Reclame Aqui e redes sociais. Nestes canais, ficam claras as avaliações de quem já utilizou seus serviços. Considerando as informações disponibilizadas, selecione algumas que se encaixam em seu perfil para fazer a cotação. Assim, caso alguma não atenda às exigências, você ainda terá outras opções disponíveis.

Para uma cotação bem-sucedida, é essencial descrever a solicitação com detalhes. Ao fazê-lo, o síndico evita diversos contratempos e mal-entendidos, além de reduzir o tempo de atendimento. Ao fazer a solicitação, coloque o máximo de detalhes possível do serviço necessário, de forma clara e objetiva. Também é importante definir um orçamento limite de custos, para ter uma ideia de qual será o valor gasto.

Ao passar as informações para as empresas, estipule uma data limite para receber os orçamentos. Caso sejam necessárias visitas técnicas, geralmente o prazo mínimo é de 2 semanas. Nestes casos, agende a visita e solicite as informações do profissional que fará o atendimento, como nome completo, RG e CPF. Aqui, o síndico pode – e deve – contar com a ajuda do zelador do condomínio, para que ele possa indicar quais são os problemas e guiar o avaliador.

Por fim, ao receber as cotações, analise-as com calma e não feche negócio baseado apenas pelos preços mais baixos. Verifique novamente as referências e avaliações da empresa e do produto. Ao escolher qual será responsável pelo serviço, redija um contrato com todos os itens indispensáveis e informe aos concorrentes sobre o fim do processo de cotações e orçamentos.

Seguindo estas etapas, o processo de cotações é muito mais simples e assertivo, evitando gastos desnecessários e garantindo um bom serviço prestado.

Que levante a mão o síndico que nunca teve problema com o quórum de uma assembleia. Reunir os moradores em um lugar para discutir as questões que envolvem o futuro do condomínio deveria ser uma tarefa fácil, mas, muitas vezes, acaba se tornando um transtorno.

Os moradores, por diversos motivos como tempo, trabalho, cansaço ou falta de interesse, podem criar uma certa resistência às assembleias condominiais. Porém, é dever do síndico estimular a sua participação nestas ocasiões, para que todos possam contribuir para resolver os problemas e criar um ambiente mais agradável de se viver.

Síndico, você não sabe como estimular a participação dos condôminos nas reuniões? Continue lendo e confira nossas dicas!

• Estruture bem as pautas que serão abordadas na ocasião, para que a reunião não tome mais tempo que o necessário e nem fique entediante, pois estes são os dois principais motivos que desencorajam a participação de moradores.

• Mantenha uma ordem nos assuntos abordados, para tornar o encontro mais leve: comece com os assuntos mais corriqueiros e simples, passando aos mais sérios e que precisam de maior atenção e finalize com assuntos mais amenos e pontuais. Assim, as reuniões tendem a acontecer sem maiores desdobramentos.

• Os moradores devem ser avisados com uma certa antecedência sobre a data e o horário em que a reunião acontecerá. Ao avisá-los previamente, todos poderão se programar para estar presentes.

• Se for permitido pela convenção do condomínio, realizar votações por escrito é uma ótima alternativa para o registro de decisões importantes. Além de deixar claro o que foi votado, também abre a possibilidade para que moradores que não puderam estar presentes possam se inteirar da pauta e se posicionar por escrito sobre o assunto.

• Cuidado com o tempo de duração das reuniões. Os encontros extensos acabam afastando os moradores, o que é o contrário do nosso objetivo. Seguir os tópicos listados é essencial, evitando dispersões e divagações.