Manual do Síndico

Prezado (a) Sr. (a) Síndico (a)

Com a finalidade de facilitar a sua gestão, apresentamos o Manual do Síndico, um guia contendo uma série de dicas e informações de grande relevância para a administração de seu condomínio.

A administração de condomínios vem se tornando cada vez mais complexa, exigindo uma gestão cada vez mais profissional, o que só aumenta a responsabilidade tanto do síndico quanto da Atlântida na prestação de um serviço essencial na vida de cada condômino.

Naturalmente, as obrigações condominiais e os desafios do dia-a-dia vão muito além dos itens aqui listados. Por isso, além de consultar esse guia sempre que necessário, não deixe também de recorrer ao seu gerente de contas para que seu condomínio possa contar com a qualidade e segurança da assessoria de nossos profissionais especializados.

Conte sempre com a Atlântida. Suas sugestões e críticas sobre este material serão sempre de grande valia para aprimorarmos ainda mais esse seu manual.

Convenção do Condomínio: A Convenção é um ato contratual plurilateral, derivado da vontade de todos que a subscrevem. É também um ato normativo, pois impõe-se a toda a comunidade condominial. Nela são normatizados todos os procedimentos do condomínio, como quorum para votações, forma de convocação de assembleias, eleição dos representantes do condomínio e demais regras necessárias para a manutenção da ordem e convívio da comunidade.

Definida pela Lei 10.406 de 10/01/2002 (artigo 1.333), a convenção é obrigatória a todos os condomínios. Para sua aprovação ou alteração, é necessário o voto de no mínimo 2/3 das frações ideais que compõem o condomínio, presentes em Assembleia Geral especialmente convocada para esta finalidade.

Fração Ideal é a cota de terreno de cada unidade em relação á área total do condomínio. Ela poderá determinar o peso do voto de cada condômino nas assembleias gerais bem como o valor de cada cota condominial, se assim estabelecer a convenção.

Regulamento Interno: Pela Lei 10.406 de 10/01/2002 (artigo 1.334 V), o regimento interno deve ser parte da convenção. Sua finalidade é esclarecer detalhes e disciplinar as normas de conduta dos condôminos, funcionários e visitante quanto a horários, utilização de espaços coletivos, dentre outros procedimentos.

Síndico: Representante legal da comunidade condominial, o síndico tem a responsabilidade de administrar o condomínio, assessorado por um subsíndico (se previsto na convenção). Ele deve seguir as determinações da Lei e da convenção do condomínio. Seu mandato é estabelecido na convenção e não pode ultrapassar 2 anos, salvo em caso de reeleição.

O síndico pode ser condômino ou não, mesmo estranho ao condomínio (Lei 10.406 de 10/01/2002, artigo 1.347), podendo ser remunerado ou não, de acordo com a determinação da convenção. Conforme entendimento do Secovi (Sindicato da Habitação), todavia, a convenção devidamente registrada que estipular que o síndico deverá ser necessariamente condômino deve ser respeitada.

A remuneração pode ser direta (pró-labore) ou indireta (isenção do pagamento de cotas condominiais) e está sujeita a tributação.

O quorum para eleição de Síndico, Subsíndico e Conselho (Consultivo ou Fiscal) é de maioria simples das pessoas presentes em assembleia.

O Síndico pode transferir para outra pessoa, poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação de assembleia, salvo dispositivo em contrário na convenção (Lei 10.406 de 10/01/2002, artigo 1.348, parágrafo 2º).

Compete ao Síndico:

I – convocar a assembleia dos condôminos.

II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários.

III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de processo judicial ou administrativo, de interesse do condomínio.

IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia.

V – diligenciar a conservação e guarda das partes comuns e zelar pela prestação de serviços que interessam aos possuidores.

VI – elaborar o orçamento da receita e despesa a cada ano.

VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas.

VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas.

IX – realizar o seguro da edificação.

Fica fácil perceber que a administração de um condomínio envolve uma série de atribuições e questões legais que exigem conhecimento técnico e dedicação do síndico.

Por isso, conte com a Atlântida para prestar toda a assessoria necessária para auxiliá-lo no fiel cumprimento de suas atribuições. Nossos gerentes de atendimento estão preparados e a disposição para atendê- lo e prestar qualquer esclarecimento.

Conselho Fiscal: É o órgão fiscalizador do condomínio, tendo como principal função dar pareceres sobre as contas do síndico. O Conselho Fiscal deve ser constituído por três membros, que podem ser condôminos ou não. Seu mandato também é estabelecido na convenção e não pode ultrapassar 2 anos, salvo em caso de reeleição. Os condomínios formados antes da vigência da Lei 10.406 de 10/01/2002, que instituíram o Conselho Consultivo, permanecem com a sua situação inalterada.

01 – Pagamento do Empregado: A emissão da folha de pagamento, do contracheque e o crédito líquido do salário dos empregados são feitos de forma informatizada, o que otimiza e traz maior segurança no controle e acompanhamento dos recolhimentos de contribuições sociais tais como o INSS, FGTS, PIS, etc.

02 – Forma de Pagamento: O pagamento dos salários será feito no Banco Itaú, através de depósito eletrônico em conta salário ou conta corrente, a critério de cada funcionário, que é o único responsável pela abertura e manutenção de sua conta particular. Essa modalidade de pagamento traz maior segurança e praticidade a todos, já que elimina a circulação de dinheiro no condomínio e o funcionário pode sacar parte ou a totalidade de seu salário em qualquer agência do Itaú ou terminais de auto-atendimento 24hs.

03 – Datas para recolhimento de encargos: INSS: até o dia 20; PIS: até o dia 25; FGTS: até o dia 7 do mês subsequente.

04 – 13º Salário dos Empregados e INSS: Será pago em duas parcelas, de acordo com a Lei, sendo a primeira em novembro e a segunda em dezembro de cada ano. O INSS sobre o 13º salário será recolhido até o dia 20 de dezembro de cada ano.

05 – Admissão e Demissão de Empregados: Para a contratação de empregados na função de porteiro, zelador, faxineiro, cabineiro, etc, o registro deverá ser feito na Carteira de Trabalho, mesmo no caso de contrato de experiência ou substituição de empregado em férias. A lei não permite a contratação de autônomos para os referidos cargos sem o devido registro. Assim sendo, alertamos que nenhum empregado deverá iniciar suas atividades no condomínio sem que passe pelo processo de admissão, cumprindo todas as formalidades exigidas em Lei. Pedimos a colaboração para encaminharem ao nosso Departamento Pessoal todas as admissões e demissões até o dia 20 de cada mês.

06 – Pesquisa de Ficha Cadastral: Antes de admitir um novo empregado, não deixe de realizar uma pesquisa cadastral completa do candidato selecionado. Consulte seu gerente sobre preços e condições.

07 – Substituição de Empregados: O empregado substituto fará jus a salário igual ao do substituído, enquanto perdurar a substituição, excluídas as vantagens pessoais. Tal garantia é válida no período de férias ou licenças do substituído, quando por período igual ou superior a 20 dias ininterruptos.

Cláusula Sétima da Convenção Coletiva 2014/2015: Não se caracteriza como substituição o trabalho realizado por um empregado nos períodos destinados a repouso e alimentação, ou a folga semanal do outro.

08 – Exames Médicos: O exame médico deverá ser feito antes da admissão, mudança de função, e nos casos de demissão. O empregado afastado pelo INSS em período igual ou superior a 30 dias deverá ser submetido ao exame médico no primeiro dia de volta ao trabalho. Lembramos a obrigatoriedade do condomínio em manter o PCMSO (Programa de Controle de Saúde Médico Ocupacional) atualizado, através dos exames médicos periódicos conforme artigo 168 da CLT e NR7 do Ministério do Trabalho.

09 – Vale Transporte: O empregado só fará jus ao vale transporte após declarar por escrito o endereço (obrigatório a apresentação do comprovante de residência) e os meios de transporte mais adequados ao seu deslocamento entre residência e trabalho, além do seu compromisso de utilizar o vale transporte exclusivamente para o deslocamento ao seu trabalho.

Importante alertar que é obrigatória a assinatura do pedido de vale transporte de todos os empregados. Aqueles que, por algum motivo, não recebam este benefício deverão assinar uma declaração especifica para tal, isentando o condomínio de fornecê-lo.

De acordo com orientações do Ministério do Trabalho, o pagamento em espécie de vale transporte tem natureza salarial, logo torna-se base de cálculo para fins de recolhimento de encargos, prática esta que não recomendamos.

Já está em pleno funcionamento no Estado do Rio de Janeiro o Bilhete Único, que facilita em muito a locomoção do empregado, além de reduzir o custo para aqueles que utilizam mais de um ônibus diariamente. Caso o condomínio admita um novo empregado que já tenha seu Bilhete único, cabe ao empregado entrar em contato com o seu empregador anterior e solicitar a desassociação para que então possamos vincular o Bilhete Único dele ao seu condomínio.

10 – Salário Família: Principais requisitos: a) Ter filhos de qualquer condição até 14 anos de idade ou de qualquer idade caso seja inválido; b) Ter remuneração mensal dentro da faixa limite para o direito de receber a cota do Salário-família.

De acordo com a legislação do INSS, além da certidão de nascimento, é necessária a apresentação do comprovante de frequência à escola dos dependentes com idade entre 7 e 14 anos, nos meses de maio e novembro de cada ano, e da caderneta de vacinação ou equivalente dos dependentes menores de 6 anos, no mês de novembro de cada ano. Caso contrário, não terá direito à cota do salário família.

11 – Planilha da Folha de Pagamento: O síndico deverá informar na planilha a quantidade de horas extras trabalhadas, gratificações, manuseio de lixo, feriados, folgas, faltas, etc, e entregá-las até o dia 15 de cada mês ao nosso Departamento Pessoal de forma que tenhamos tempo hábil para pagar os empregados dentro do prazo legal.

A coluna “Horas Extras Habituais” da planilha refere-se à média de horas extras nos últimos 12 meses. A média informada pelo sistema da Atlântida serve apenas como orientação, devendo ser autorizado mensalmente pelo Síndico (a) a quantidade e horas extras a ser paga na coluna Horas Extras do mês.

Todas as diferenças salariais pagas ou creditadas na conta corrente do empregado deverão ser demonstradas no contracheque do mês subsequente e estarão sujeitas ao recolhimento de encargos.

12 – Livro de Ponto: Em respeito ao artigo 74 da CLT, os condomínios com mais de 10 empregados são obrigados a adotar livro ou folha de ponto individual.

Mesmo para os condomínios com menos de 10 empregados, a utilização desse controle serve como prova de horário em caso de futura reclamação trabalhista e é, portanto, recomendada.

Uma vez adotado o livro de ponto, deverá ser preenchido o horário no momento de chegada, no intervalo e na saída. Cabe a cada empregado preencher o seu horário e assinar de próprio punho, diariamente.

13 – Horas Extras: A carga horária diária é de 7h20min para o empregado diurno e 6h20min para o empregado noturno (vide item 12). Conforme a necessidade de trabalho poderá ser adotada uma jornada mais extensa mediante acordo de compensação e prorrogação de horas extras. A prorrogação máxima diária permitida por Lei é de 2 horas extras. O trabalho além desse limite pode gerar multa administrativa por parte do Ministério do Trabalho.

O trabalho contínuo, superior a 6 horas, deverá ter um intervalo mínimo de 1 hora, que não é computado na jornada de trabalho. Não sendo concedido este intervalo, o mesmo deverá ser indenizado, não podendo ser tratado como hora extra. O Enunciado 91 do Tribunal Superior do Trabalho não permite o pagamento de horas extras com outra rubrica (por exemplo, gratificação/prêmio), de forma que a adoção ou manutenção dessa prática poderá resultar em condenação de novo pagamento integral pela Justiça do Trabalho, caso o empregado postule tal pagamento das horas extras (ainda que pagas sob título de gratificação).

Por outro lado, o pagamento de todas as horas extras (excedentes à 2 horas diárias) sob o título de horas extras poderá resultar em possíveis autuações e lavratura de auto de infração (Art.75 da CLT) quando ocorrer eventual fiscalização, vez que ultrapassado o limite máximo de prorrogação diária permitida por Lei.

As horas extras feitas em feriados ou folgas deverão ser informadas em destaque, na folha de pagamento, e o seu pagamento é calculado na base de 100% de acréscimo.

14 – Folga Semanal: Todos os empregados deverão gozar uma folga semanal, sendo que, todo mês, pelo menos uma delas deverá coincidir com o domingo. A semana, para fins trabalhistas, começa na segunda e termina no domingo, e nesse mesmo período o empregador deverá conceder a folga do empregado.

O pagamento em troca desse descanso não exime a fiscalização de autuar o condomínio pela ausência do descanso. Conforme o Enunciado 146 do TST, “O trabalho prestado em domingos e feriados, não compensado, deve ser pago em dobro, sem prejuízo da remuneração relativa ao repouso semanal”. Ou seja, o pagamento deste dia terá um acréscimo de 100% do dia normal.

Entre uma jornada e outra de trabalho, o descanso deverá ser de, no mínimo, 11 horas, não podendo ser no mesmo dia, conforme artigos 66 e 67 da CLT.

15 – Horário Noturno: De acordo com o artigo 73 da CLT, o horário de 22hs às 5h é considerado noturno e que a cada 0:52:30 correspondem a 1 hora. Baseado nas informações acima, se o empregado noturno iniciar sua jornada de trabalho às 22hs, respeitando 1 hora de intervalo, o encerramento de sua jornada será ás 5h20min. O empregador que não conceder o intervalo, considerando o início da jornada às 22hs, deverá liberar o empregado ás 4h20min do dia seguinte e, a partir deste horário até sua efetiva saída do trabalho, serão consideradas como horas extras (neste caso só é devido 1 hora de intervalo).

Exemplo: horário do vigia: 22hs às 6h sem intervalo. É devido ao empregado 45 horas extras mensais (1h e 40 min dia) + 27 horas de descanso (conforme artigo 71 da CLT, consideram-se 27 dias úteis trabalhados no mês).

16 – Escala de Serviço: O condomínio poderá acordar com seus funcionários a jornada de trabalho na escala 12 x 36 conforme previsto na cláusula 31ª da Convenção Coletiva da Categoria. O empregado terá direito a intervalo para repouso e alimentação. Na jornada diurna, o intervalo é de 1 hora, e na jornada noturna, de 2 horas. Na hipótese de não concessão do intervalo, o empregado fará jus ao recebimento dessas horas, com adicional de 60%, sobre o valor da hora normal de trabalho. Caso o empregado noturno não goze das 2 horas de intervalo, deverá ser indenizado tanto para as 2 horas de descanso não gozado quanto para 1 hora extra diária.
Recomendamos a leitura atenta da Convenção Coletiva de Trabalho da categoria onde estão estipuladas as cláusulas especificas sobre essa jornada.

17 – Adicional de Manuseio de Lixo: Conforme definido no Acordo Coletivo da categoria, aos empregados que trabalharem nas dependências da lixeira e nos locais dos compactadores de lixo e transferirem o material ali depositado para os sacos plásticos ou latões, transportando- os para o local de coleta de lixo, será garantido adicional de manuseio de lixo. Quando fornecido o EPI – Equipamento de Proteção Individual, o condomínio ficará isento de pagamento do respectivo adicional, desde que comprove por escrito a entrega dos equipamentos exigidos no PPRA e fiscalize permanentemente o uso dos mesmos.

De acordo com a cláusula 9ª da Convenção Coletiva, os adicionais de chefia e manuseio de lixo não poderão ser acumulados. O valor do adicional em epígrafe é de 20% sobre o piso salarial fixado para a função de servente e não poderá ser pago proporcionalmente para quem faz substituição nas folgas do empregado que manuseia o lixo. Este adicional poderá ser suprimido desde que o empregado deixe de manuseá-lo, mesmo que tenha recebido há mais de 1 ano.

18 – Recibo Mensal de Salário: Com base na Convenção Coletiva de Trabalho e no artigo 464 da CLT, os recibos mensais de pagamento de salários e de adiantamentos (contracheques) não necessitam ser assinados e devolvidos á Atlântida pelo empregado.

19 – Dia do Empregado em Edifício: O dia 29 de junho é considerado feriado profissional da categoria e a remuneração nesse dia, se trabalhado, será acrescida de 100% sobre a hora normal.o.

20 – Férias: As férias devem ser pagas até 2 dias antes do seu vencimento. Inúmeras vezes os empregados apresentam-se para receber seus direitos com esse prazo já vencido, tornando o condomínio passível de multa nos termos da CLT. Importante observar também o controle de férias, encaminhado mensalmente junto à pasta de prestação de contas do condomínio, a fim de evitar o acúmulo de 2 períodos de férias, o que ocasionará pagamento em dobro. É facultado ao empregado reverter 1/3 do período de férias a que tiver direito em abono pecuniário. Acrescentamos que o empregado não poderá entrar em férias sem que apresente ao empregador a sua CTPS, para que nela seja anotada a respectiva concessão (artigo 135 da CLT).

21 – Rescisão de Contrato: Para os casos de demissão sem justa causa, a multa de 40% do FGTS deverá ser depositada na conta do FGTS do empregado junto à Caixa Econômica Federal, antes do pagamento da Rescisão do Contrato de Trabalho. É necessário que o condomínio informe, de imediato, a demissão do empregado. Ressaltamos que a multa do FGTS é, no total, de 50%, sendo 40% do empregado e 10% da Contribuição Social. O depósito mensal é de 8% da remuneração do empregado.

Cabe ressaltar que o STF – Supremo Tribunal Federal, já consolidou entendimento de que o empregado aposentado por tempo de serviço terá direito a receber a multa de 40% do FGTS sobre todo o período trabalhado, mesmo no caso de o mesmo já ter levantado a quantia do FGTS.

22 – Assembleias: É o órgão máximo deliberativo do condomínio, no qual são discutidos e aprovados todos os assuntos de interesse da comunidade condominial. As decisões tomadas em assembleia devem ser acatadas por todos os condôminos, contanto que não contrariem a Legislação em vigor. Somente terão direito a voto os condôminos em dia com suas contribuições condominiais. O prazo de convocação deve ser determinado pela convenção e a ata com todas as resoluções tomadas em assembleia devem ser divulgadas aos condôminos em até 8 dias após sua realização. As assembleias podem ser:

I – ordinárias: É obrigatória a realização de pelo menos uma assembleia ordinária ao ano e no período estipulado na convenção com a finalidade de aprovar as contas e deliberar outros assuntos pertinentes ao condomínio. Compete ao síndico determinar o dia, hora e local para sua realização.

II – extraordinárias: É realizada quando há necessidade e discutir assunto de interesse geral, que pedem certa urgência. A convocação deve ser feita pelo síndico ou por condôminos que representem pelo menos 1/4 do condomínio.

A Atlântida presta assessoria completa para a realização de todas as assembleias, inclusive na emissão e distribuição das convocações. Mas é importante ressaltar que a atuação de um de nossos representantes, quando solicitada, se limita a orientar à mesa diretora (Presidente da Assembleia) e ao plenário, prestando esclarecimentos legais quando requisitado bem como redigir a ata da reunião.

A presença de um de nossos representantes, quando solicitada pelo condomínio, é considerada para fins de legislação como serviço extra, devendo a remuneração ser definida diretamente entre o condomínio e o profissional convidado para participar.

23 – Previsão Orçamentária: Recomendamos expressamente que o condomínio formule uma previsão orçamentária anual que seja submetida à assembleia para aprovação. Além de definir verba para as despesas previstas no período, também deverá ser feita uma previsão para cobrir eventuais reparos de pequeno valor e manter o equilíbrio orçamentário. É fundamental que o síndico não ordene despesas que não possuam verba prevista no orçamento, sem que determine, com aprovação prévia de assembleia, o respectivo rateio entre os condôminos.

Para elaborar uma previsão orçamentária adequada ao seu condomínio, não deixe de pedir uma orientação ao seu gerente de contas na Atlântida.

24 – Seguros Obrigatórios: Com base no Acordo Coletivo da categoria, todo condomínio é obrigado a providenciar os seguintes seguros para seus empregados: a) Plano de Assistência Funeral; b) Seguro de Vida; c) Seguro Complemento Salarial. Os valores mínimos de cada seguro estão previstos na Convenção da categoria.

25 – Convenção Coletiva da Categoria: A data-base da Convenção para empregados em condomínios no Município do Rio de Janeiro é abril e tem validade de 12 meses. Aos funcionários admitidos após abril de cada ano é concedido um aumento proporcional à razão de 1/12 avos do percentual de aumento acordado.

Recomendamos sempre a leitura anual da Convenção Coletiva, pois contém diversas informações de grande relevância para o condomínio. A Convenção está disponível para consulta em nosso site www.atlantida-adm.com.br, basta entrar com seu login e senha e clicar na opção Leis e Manuais.

26 – Desvio de Função: A função de Auxiliar de Portaria só pode ser utilizada quando há um porteiro para ser auxiliado. Caso o empregado fique só na portaria, o mesmo não é tido como auxiliar, e sim porteiro.

27 – Conectividade Social / Certificação Digital – ICP: A Conectividade Social é um canal eletrônico de relacionamento desenvolvido pela Caixa Econômica Federal e é utilizado para transmissão via internet dos arquivos gerados pelo programa de recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social.

A partir de junho/2013, o acesso à Conectividde Social para fins de transmissão dos arquivos e liberação da chave para saque do FGTS dos empregados demitidos sem justa causa só será possível através da utilização do Certificado Digital ICP – Brasil. Os empregadores que não tiverem certificado digital estarão impossibilitados de recolher o FGT e ter acesso às informações dos empregados.

28 – PCMSO – Programa de Controle Médico Ocupacional: É obrigatório a implantação e desenvolvimento do Programa por profissional em Medicina do Trabalho, cabendo orientação sobre os exames médicos previstos na legislação específica e a manutenção, em arquivo, dos dados de todos os empregados e assistidos, cada um com seu prontuário.

29 – PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais: É um programa contínuo com laudo de validade anual. Sua finalidade é a preservação da saúde e da integridade física dos trabalhadores. Todos os condomínios que possuem empregados estão obrigados a ter o PPRA.

30 – PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário: É a descrição de toda a vida profissional de cada empregado, contendo as informações do PCMSO, PPRA e LTCAT. Será feito em 2 vias, sendo sua emissão obrigatória nos casos de demissão, acidente de trabalho, auxilio doença ou concessão de aposentadoria especial.

31 – C.I.P.A – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes: Os condomínios com 51 ou mais funcionários são obrigados a implantar o C.I.P.A, conforme estipulado na Norma Regulamentadora n° 5. Já aqueles que não são obrigados, deverão promover anualmente treinamento para pelo menos um empregado designado.

Para o cumprimento das exigências dos itens 26 a 29, a empresa Condoclin Medicina Ocupacional e Segurança no Trabalho Ltda está credenciada pela Atlântida para atender ao seu condomínio. Em caso de não cumprimento, o condomínio estará sujeito a notificações e multas.

32 – Documentos Obrigatórios na Portaria: Para atender as fiscalizações trabalhistas, é necessário que o condomínio apresente de imediato ao Fiscal os seguintes documentos atualizados: Livro de Inspeção do Trabalho; Livro de Ponto (se obrigatório); Cartão CNPJ; Cópia da GPS do mês anterior; Quadro de Horário dos Empregados; Escala de Revezamento; Relatório anual do PCMSO, PPRA, NR5 (certificado do empregado designado ao curso C.I.P.A).

33 – Contratação de Autônomos: Com base no artigo 3º da CLT, a contratação de autônomo não poderá incluir os seguintes requisitos: a) Subordinação; b) Pessoalidade (o próprio contratado deverá executar o serviço); c) Não eventualidade (prestação de serviço ao condomínio de forma contínua e permanente); d) Onerosidade (o valor a ser pago deverá ser definido em contrato pré-estabelecido entre as partes). Tais requisitos, se presentes, podem caracterizar vínculo empregatício.

34 – Pagamentos às Firmas ou Autônomos: O Síndico, sempre que efetuar uma compra, deverá solicitar a emissão de Nota Fiscal. Quando um serviço for efetuado por autônomo, é obrigatório solicitar ao prestador do serviço um recibo com a inscrição do INSS/PIS, CPF e Carteira de Identidade. Caso ele não esteja inscrito no PIS, o condomínio deverá solicitar que o mesmo se cadastre para então contratá-lo.
Quando esse autônomo vier á Atlântida pela primeira vez para receber valores autorizados pelo Síndico, deverá apresentar esses 3 documentos para que possamos registrar no sistema esses dados e efetuarmos o pagamento.

35 – Retenção INSS: Autônomos, Pró-labore e Isenção de Condomínio: A Instrução Normativa 87 do INSS-DC, de 27/03/2003 (DOU de 28/03/2003), determina que os pagamentos feitos a título de serviços prestados como autônomo, pró-labore e isenção de pagamento de cota condominial sofrerão retenção de 11% do valor, observando o limite máximo previdenciário em vigor. Esta retenção é recolhida ao INSS todo dia 20 do mês subsequente ao da retenção.

A Lei nº 8212/91, com alteração da Lei 9876/99, estabelece que o Síndico que receber remuneração através de pró-labore ou isenção de cota condominial está classificado como contribuinte individual, de acordo com a letra F do artigo 12, tornando-se portanto obrigatório o recolhimento de 20% sobre o valor do pró-labore pago (recolhido pelo condomínio), além da retenção de 11% prevista neste mesmo item (retido do síndico).

Para que possamos assegurar o cumprimento dessas obrigações legais, recomendamos que todos esses pagamentos sejam efetuados exclusivamente pela Atlântida.

36 – Contratação de Micro Empreendedor Individual – MEI: De acordo com a Lei Complementar 147, o condomínio que contratar uma empresa inscrita no MEI fica obrigado a recolher 20% do valor contratado ao INSS. Porém, ao contrário do que ocorre na contratação de autônomos, não há retenção de 11% na fonte da empresa.

37 – GFIP – Guia do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações á Previdência Social: Os Síndicos que estejam isentos do pagamento de cota condominial ou façam jus ao recebimento de pró-labore deverão informar á Atlântida o número de sua inscrição no INSS, PIS ou no PASEP, para o correto preenchimento da GFIP. Alertamos que a falta de inscrição do Síndico e do trabalhador autônomo impedirá a Atlântida de prestar as informações à Previdência Social e de realizar o recolhimento devido, o que poderá resultar em penalidades ao síndico e ao condomínio.

38 – COFINS: A retenção da COFINS – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social, tornou-se obrigatória a partir de 01/02/2004 nos pagamentos efetuados por pessoa jurídica a outra pessoa jurídica, decorrente da prestação de serviços profissionais, serviços de limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, transporte de valores, locação de mão de obra e factoring.  O valor da retenção é de 4,65% sobre o valor pago no mês, á mesma pessoa jurídica, sendo dispensada a retenção quando o valor for inferior a R$ 5.000,00 – Lei 10.925 de 23/07/2004. Os valores retidos na quinzena deverão ser recolhidos ao Tesouro Nacional até o último da útil da semana subsequente á retenção. As empresas optantes pelo SIMPLES não estão obrigadas a efetuar a retenção do COFINS.

39 – Serviço de Malote: Para a maior segurança e comodidade de nossos clientes, disponibilizamos um sistema de atendimento local ao condomínio prestado por motociclistas profissionais. Este sistema otimiza o processo de troca de documentos e solicitações que fazem parte da rotina da administração.

É fundamental que todo documento seja enviado em envelope lacrado e com protocolo discriminando seu conteúdo. Fica vedado o transporte de qualquer numerário em espécie. Em caso de envio de cheque, o mesmo deverá obrigatoriamente estar cruzado e nominal a Atlântida Administradora de Imóveis. O não cumprimento destas normas de segurança desobriga a Atlântida de qualquer responsabilidade em caso de perda ou extravio.

40 – Guarda de Documentos: Sugerimos que todos os documentos fiscais, previdenciários e trabalhistas sejam guardados por prazo indeterminado, independentemente do prazo de fiscalização, em local seguro de forma a evitar perda de documentos. Caso o condomínio possua o Manad – Manual Normativo de Arquivos Digitais, os respectivos cd´s que a Atlântida envia anualmente ao condomínio devem ser guardados pelo prazo mínimo de 5 anos. Ainda assim, é necessária a guarda dos documentos físicos.

41 – Cartão do CNPJ: Os condomínios continuam isentos da declaração do Imposto de Renda. Porém, é necessário ter o cartão do CNPJ atualizado para a realização dos seguintes itens: a) Todos os recolhimentos feitos através de Darfs (tais como IRRF, PIS, custas processuais); b) Entrega da RAIS; c) Entrega da DIRF; d) Abertura de conta bancária; e) Recolhimento do COFINS; f) Adquirir a Certificação Digital ICP.

Sempre que houver eleição de um novo Síndico, há necessidade de alteração do CPF do responsável junto à Receita Federal.

Para obter o CNPJ, o condomínio tem que apresentar cópias autenticadas da Convenção do Condomínio registrada no RGI ou Memorial de Incorporações; Ata de eleição do novo síndico registrada no cartório de títulos; Identidade e CPF do Síndico.

42 – Locação de Partes Comuns do Condomínio: Na hipótese de locações de partes comuns, o condomínio deverá observar o seguinte: a) Os rendimentos decorrentes serão auferidos pelos condôminos, na proporção da parcela que for atribuída a cada um, ainda que tais rendimentos sejam utilizados na composição do fundo de receitas do condomínio, na redução da contribuição condominial ou para qualquer outro fim; b) O condomínio estará sujeito ao cumprimento de todas as exigências tributárias cabíveis, relativamente aos tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, especialmente no que tange às normas contidas na legislação do imposto sobre a renda referente à tributação de rendimentos auferidos com a locação de imóveis.

43 – Assessoria Jurídica: A Atlântida conta com a assessoria de advogados especializados nas áreas civil e trabalhista, com vasta experiência nas leis do mercado imobiliário e que poderão assessorá-lo de forma segura em várias questões jurídicas que envolvam o seu condomínio. Consulte seu gerente de contas sempre que precisar de assistência jurídica.

44 – Locação de Imóveis: A Atlântida oferece atendimento personalizado e uma completa assessoria a quem tem ou procura um imóvel para alugar. Caso seja de seu interesse, nossa equipe está a disposição nos telefones 2277-9696 (Centro) e 2277-9676 (Copacabana). A relação e fotos dos imóveis disponíveis podem ser consultados em nosso site www.atlantida-adm.com.br

45 – Compra e Venda de Imóveis: A Atlântida também possui uma assessoria especializada em avaliação e comercialização de imóveis residenciais e comerciais. Nosso trabalho inclui assistência completa em todas as etapas, desde a documentação até o fechamento do negócio. A relação e fotos dos imóveis disponíveis podem ser consultados em nosso site www.atlantida-adm.com.br

Dicas úteis:

 

Prazos e vencimentos: Todo condomínio é legalmente obrigado a cumprir prazos tais como pagamentos de salários, férias, encargos (INSS, FGTS, PIS), contas públicas (Cedae, Light, Ceg) e de fornecedores, dentre outros.

Por isso, nunca deixe para nos enviar contas para pagamento na véspera ou no próprio dia do vencimento. Seja através de Notas Fiscais ou RPAs, é necessário uma conferencia prévia de todos os documentos para que cada pagamento possa ser validado e as retenções previstas em lei sejam calculadas e processadas em nosso sistema. Enviando com antecedência, todo esse procedimento já terá sido cumprido previamente, trazendo total segurança no cumprimento dos prazos.

O mesmo se aplica para as informações referentes a folha de pagamento e emissão da cobrança de cotas condominiais. Como existem prazos a cumprir, todas as informações para fechamento da folha devem ser enviadas até o dia 15 de cada mês. Já as de cobrança, o prazo máximo é o dia 10 de cada mês.

Conservação de Elevadores: É obrigatória a contratação de firma especializada para conservação ou manutenção. No contrato de manutenção as peças necessárias para reparos estão incluídas no preço da mensalidade. Já no de conservação, as peças ficam por conta do condomínio.

Dedetizações e Limpezas: É recomendável que, a cada seis meses, seja feita a dedetização bem como a limpeza das caixas d`agua por empresa especializada. As caixas de gordura devem ser limpas semanalmente para evitar acúmulo de sujeira e mau odor. É importante instruir os empregados para que os detritos provenientes desta limpeza sejam recolhidos aos latões de lixo para serem removidos pela empresa de retirada de lixo.

Equipamentos de Combate à Incêndio: É de fundamental importância que os equipamentos do condôminio estejam em ordem de uso e dispostos da maneira correta. As mangueiras de incêndio devem estar guardadas nos compartimentos próprios e enroladas da maneira correta. Não devem ser usadas pelos porteiros para lavagem do prédio, pois este uso faz com que as mesmas apodreçam.

Fique atento ao prazo de validade dos extintores, que devem ser espalhados pelo condomínio conforme a sua especificação e área em que serão utilizados. No quadro de força do prédio, bem como na casa de máquinas dos elevadores, deverá haver um extintor do tipo “Pó químico”, indicado para incêndio de origem elétrica. Na garagem e portaria deverá haver um extintor do tipo “espuma”, indicado para os incêndios de origem comum (papéis, madeira, fibras) e os de origem de derivados de petróleo (gasolina, álcool, óleo, graxa).

Autovistoria: A Prefeitura do Rio de Janeiro sancionou o Decreto n° 37426, regulamentando a Lei Estadual 6400/2013 e Lei Complementar Municipal 126/2013 que instituíram a Autovistoria obrigatória nos edifícios do Rio de Janeiro, a ser feita com intervalo de 5 anos.

De acordo com o Decreto, os condomínios devem fornecer à Prefeitura o resultado do laudo técnico atestando as condições de segurança, estabilidade e conservação da edificação, mediante preenchimento de formulário próprio disponível no portal www.rio.rj.gov.br

A vistoria técnica e a elaboração do laudo deverão ser feitas por engenheiro ou arquiteto legalmente habilitados em seus respectivos Conselhos Profissionais, CREA/RJ ou CAU/RJ.

Os condomínios que não cumprirem o disposto neste Decreto ficam sujeitos a fiscalização do Poder Público e a sanção de multas renováveis mensalmente no valor de cinco VR – Valor Unitário Padrão Residencial ou cinco VC – Valor Unitário Padrão Não Residencial, estabelecidos para o imóvel conforme cálculo para efeito de cobrança de IPTU.

Importante ressaltar que estão isentos desta obrigação as edificações residenciais unifamiliares e bifamiliares, as edificações nos primeiros cinco anos após a concessão do habite-se e as edificações com até dois pavimentos e área total construída inferior a 1.000m².

Sinaleiras: A Lei Municipal 5.526/2012 veda a instalação e funcionamento de sinaleiras sonoras de entrada e saída de veículos em edificações situadas em bairros e logradouros residenciais. A desobediência ou inobservância de qualquer dispositivo desta Lei sujeita o infrator à advertência por escrito, para sanar a irregularidade no prazo de até trinta dias, contado do notificado, sob pena de multa no valor de R$ 1.500,00.

Coleta Seletiva: A Lei Estadual 6.408/2013 tornou obrigatória a coleta seletiva de lixo em todas as edificações com mais de três pavimentos no Estado do Rio de Janeiro. Em cumprimento á esta exigência, os condomínios deverão disponibilizar recipientes para separação de papéis, plásticos, metais e vidros conscientizando os moradores a respeito desta legislação. O recolhimento deste material reciclado deverá ser realizado através de contato com a Comlurb.

Aparelhos de Ar Condicionado tipo Split: A Lei Municipal 5.598/2013 dispõe,  no Art 2°, que os aparelhos de ar condicionado tipo Split que forem instalados em posição elevada conforme o Art 1º deve possuir, na fixação da unidade externa que possui o compressor, uma mão francesa em aço inoxidável capaz de receber o peso necessário do conjunto.

Telefones Úteis:

Ambulância – Serviço público de remoção de doentes: 192
Corpo de Bombeiros: 193
Defesa Civil: 199
Policia Civil: 197
Policia Federal: 194
Policia Militar: 190
Delegacia da Mulher: 180
Guarda Municipal: 153
Cet Rio: 2508-5500
Procon: 151
Direitos Humanos: 100
Ampla: 0800 280 0120
Light: 0800 282 0120
Cedae: 0800 282 1195
Ceg: 0800 24 7766
Anatel: 1331
ANS: 0800 61 1997
Correios (capitais): 0800 570 0100
INSS: 135
Recolhimento de Lixo – limpeza pública: 2204-9999
Vigilância Sanitária: 2503-2280 / 2506-2204